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Google发布了他们的 相关 工具上周。我只是为了踢“ATS”查看哪些搜索与申请人跟踪系统紧密相关。我为之震惊 结果:
的 ＃1学期 与“申请人跟踪系统”一起搜索的是“vlookup excel“. In fact, 前10个搜索中有4个是Excel术语！
这告诉我，ATS用户正在尝试使用Excel电子表格来管理其数据。他们’这样做很麻烦。和他们’重新向Google寻求帮助。
这是您的5个信号’我已经从Excel毕业，应该考虑使用一种报告工具，以便您随时关注自己的业务。
1.你’ve超过10万行数据
Excel 2003及更早版本最多只能处理65,536行.Excel 2007及更高版本最多可以处理 理论上百万 但是你’最好有很棒的硬件。’d建议您过去后寻找真正的报告套件 10万行数据。可能看起来很多，但是’不是。考虑一下：
5 employees * 50 actions per day * 250 work days in a year * 2 years of data = 125,000 rows
所以，如果你有 5名或更多员工 您可能甚至已经开始超出Excel的范围，甚至无法进行基本活动分析。
2.你’重新分析两种以上的数据
上面的示例仅用于活动分析。
如果您还想分析怎么办：
- 收益数据
- 工单
- 候选人
- 雇员
- 客户群
- …more?
添加更多输入数据的效果是 可乘的：处理5万行活动和1万行收入将感觉像是50万行，而不是6万行。
当您到达第三种数据类型时，电子表格将变得非常复杂，以至于您’与运营业务相比，将花费更多的时间对其进行故障排除。
3.你’重新使用Vlookups和Sumifs
Excel有很多功能—Excel 2003中有329个函数，以及 Excel 2007中的341个功能。您’如果您想汇总和分析大型数据表，则需要大量使用它们：
If you 不要’t know what all of those are, 不要’不用担心！那意味着你’re normal.
这也意味着你’可能无法满足您的分析需求。是的，您可以学习这些功能并“program”在Excel中完成它，但是…don’你有一份临时工作吗？
4.您的数据不是很干净
在单人业务中（如果有）’一个可疑的数据点，您可以自己发现并修复它。数据总量很低，加上您自己完成了所有交易。
在五人或十人的企业中，’并不是那么容易。错误的数据将丢失在数字的海洋中。既然你没有’你自己做交易’不太可能发现异常。
我们一直看到这些错误：
- 零或空单元格
- 活动/交易的错误归因
- 20％，而不是0.20％，或每小时$ 90,000，而不是每年$ 90,000
这些类型的错误可能会使您的平均值和分析毫无用处。
如果你可以的话’扫描电子表格并自己识别或验证数字，您’如果Excel的功能已不复存在，则需要一个可以通过算法为您检测错误的报告系统。
5.你’重新更新电子表格超过两次
Excel非常适合 特设 分析。您可以在几分钟内获得答案。
但是，一旦您每周开始更新电子表格，’ll notice these 成长的烦恼:
- 数据需要 导出，导入和重新计算
- 表变长了，因此需要重新定义对它们的引用
- 添加了新名称，因此需要重做包含/排除过滤器
总是有东西破裂，你’将花费数小时进行故障排除。甚至更糟— you won’请注意，您的分析将存在缺陷，并导致您做出错误的业务决策。想象一下解雇某人，因为您忽略了更新公式。
如果您要创建一个“living”报告，您可以使用报告软件来节省时间和风险，在报告软件中，您可以烘烤一次报告并进行更新 自动地.
PS。谢谢 @SueMarks 为此的灵感。
