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Google发布了他们的 相关 工具上周。我只是为了踢“ATS”查看哪些搜索与申请人跟踪系统紧密相关。我为之震惊 结果:

Google 相关 on 空中交通服务

#1学期 与“申请人跟踪系统”一起搜索的是“vlookup excel“. In fact, 前10个搜索中有4个是Excel术语!

这告诉我,ATS用户正在尝试使用Excel电子表格来管理其数据。他们’这样做很麻烦。和他们’重新向Google寻求帮助。

这是您的5个信号’我已经从Excel毕业,应该考虑使用一种报告工具,以便您随时关注自己的业务。

1.你’ve超过10万行数据

Excel 2003及更早版本最多只能处理65,536行.Excel 2007及更高版本最多可以处理 理论上百万 但是你’最好有很棒的硬件。’d建议您过去后寻找真正的报告套件 10万行数据。可能看起来很多,但是’不是。考虑一下:

5 employees * 50 actions per day * 250 work days in a year * 2 years of data
= 125,000 rows

所以,如果你有 5名或更多员工 您可能甚至已经开始超出Excel的范围,甚至无法进行基本活动分析。

2.你’重新分析两种以上的数据

上面的示例仅用于活动分析。

如果您还想分析怎么办:

  • 收益数据
  • 工单
  • 候选人
  • 雇员
  • 客户群
  • …more?

添加更多输入数据的效果是 可乘的:处理5万行活动和1万行收入将感觉像是50万行,而不是6万行。

当您到达第三种数据类型时,电子表格将变得非常复杂,以至于您’与运营业务相比,将花费更多的时间对其进行故障排除。

3.你’重新使用Vlookups和Sumifs

Excel有很多功能—Excel 2003中有329个函数,以及 Excel 2007中的341个功能。您’如果您想汇总和分析大型数据表,则需要大量使用它们:

If you 不要’t know what all of those are, 不要’不用担心!那意味着你’re normal.

这也意味着你’可能无法满足您的分析需求。是的,您可以学习这些功能并“program”在Excel中完成它,但是…don’你有一份临时工作吗?

4.您的数据不是很干净

在单人业务中(如果有)’一个可疑的数据点,您可以自己发现并修复它。数据总量很低,加上您自己完成了所有交易。

在五人或十人的企业中,’并不是那么容易。错误的数据将丢失在数字的海洋中。既然你没有’你自己做交易’不太可能发现异常。

我们一直看到这些错误:

  • 零或空单元格
  • 活动/交易的错误归因
  • 20%,而不是0.20%,或每小时$ 90,000,而不是每年$ 90,000

这些类型的错误可能会使您的平均值和分析毫无用处。

如果你可以的话’扫描电子表格并自己识别或验证数字,您’如果Excel的功能已不复存在,则需要一个可以通过算法为您检测错误的报告系统。

5.你’重新更新电子表格超过两次

Excel非常适合 特设 分析。您可以在几分钟内获得答案。

但是,一旦您每周开始更新电子表格,’ll notice these 成长的烦恼:

  • 数据需要 导出,导入和重新计算
  • 表变长了,因此需要重新定义对它们的引用
  • 添加了新名称,因此需要重做包含/排除过滤器

总是有东西破裂,你’将花费数小时进行故障排除。甚至更糟— you won’请注意,您的分析将存在缺陷,并导致您做出错误的业务决策。想象一下解雇某人,因为您忽略了更新公式。

如果您要创建一个“living”报告,您可以使用报告软件来节省时间和风险,在报告软件中,您可以烘烤一次报告并进行更新 自动地.

PS。谢谢 @SueMarks 为此的灵感。

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